Jei prekes parduodate su 0% PVM tarifu, susiduriate su rizika, kad VMI atlikusi patikrinimą, šio tarifo taikymą pripažins nepagrįstu. Tada nurodys priskaičiuoti ir sumokėti PVM, baudas ir delspinigius. Kad tokia situacija neatsitiktų būtent jums, svarbu suprasti, kaip šias rizikas galima valdyti.
Būsimo pirkėjo patikrinimas
Pirmiausia būtina įsitikinti, kad pirkėjas yra realus, veiklą vykdantis apmokestinamasis asmuo. Tai, kad jis turi PVM kodą dar nieko neįrodo, todėl pirmiausia rekomenduojama gauti būsimo pirkėjo finansines ataskaitas. Jei įmonė vykdo veiklą, ataskaitose turėtų matytis, kad ji gavo pajamų, turėjo sąnaudų, turi turto, pinigų ir panašiai.
Taip pat rekomenduojama iš pirkėjo šalies registrų centro gauti oficialią papildomą informaciją apie pirkėjo įmonę – įmonės veiklos sritį, jos steigimo datą, jos kredito istoriją, informaciją apie darbuotojus ir įgaliotus asmenis.
VMI rekomenduoja gauti pirkėjo vardu veikiančių atstovų įgaliojimų kopijas, darbuotojų darbo sutarčių kopijas, bei informaciją apie turimus arba nuomojamus sandėlius. Mūsų manymu, tokią informaciją surinkti yra gana sudėtinga, be to teisiškai tai gali būti ir neteisėta, kaip pavyzdžiui darbo sutarčių kopijos.
Išsamios prekių tiekimo sutartys
Nors dabar yra visos galimybės prekiauti nepasirašant sutarčių, yra labai neapdairu tai daryti be jokių rašytinių susitarimų. Jei prekiaujate EXW, FCA, FOB ar FAS sąlygomis (kai prekes išsiveža pats pirkėjas), būtinai įtraukite punktą apie pirkėjo prievolę prekes išgabenti iš Lietuvos.
Jei prekes išsiveža pats pirkėjas, sutartyje numatykite, koks konkretus pirkėjo darbuotojas kaip įgaliotas įmonės atstovas atsiųs informaciją apie prekių vežėją, kuriam turi būti perduotas krovinys. Ši sutarties sąlyga užtikrins, kad jūs perdavę krovinį įgalioto asmens nurodytam vežėjui, tinkamai įvykdėte prekių disponavimo teisės perdavimą pirkėjui.
Sutartyje įrašykite prievolę pirkėjui pateikti prekių išgabenimo įrodymus, jei prekes išsiveža pats pirkėjas.
Jei prekes pristatote jūs, o krovinio pirkėjas ir gavėjas nesutampa, sutartyje tiksliai nurodykite kam ir kur prekės turi būti pristatytos, kas jas turi priimti.
Rekomenduojama apriboti galimybę už prekes atsiskaityti tretiesiams asmenims. Jei tokia galimybė sutartyje yra paliekama, dažnai VMI tai panaudoja prieš tiekėją, sakydama, jog jis žinojo apie galimą PVM grobstymą.
Vidiniai įmonės procesai
Įmonė turi įdiegti standartizuotus vidinius procesus, kurie minimizuoja 0 proc. PVM taikymo riziką. Šių vidinių procesų pagrindą sudaro:
- Tipinės pardavimų schemos ir pardavimo sutartys;
- Būtinų surinkti įrodymų sąrašai;
- Pardavimo procese dalyvaujančio personalo funkcijų ir atsakomybių tvarka;
- Tinkamas personalo apmokymas ir jo darbo kontrolė.
Pirmiausia būtina aprašyti, kokiomis standartinėmis prekybos schemomis naudojasi įmonė vykdydama pardavimus. Paprastai tokių schemų būna ne daugiau nei dešimt. Kiekvienai šių schemų yra paruošiama tipinė pardavimo sutartis, kurioje įrašomos būtent tai schema būdingos sąlygos mažinančios riziką.
Kiekvienai schemai yra paruošiamas būtinų įrodymų, kuriuos privaloma surinkti, sąrašas. Įrodymai nėra standartiniai, jie priklauso nuo taikomos pardavimų schemos, todėl ir sąrašai yra pritaikomi kiekvienai schemai atskirai.
Svarbu sutvarkyti ir standartizuoti procesus tarp įmonės pardavimo grandžių – t.y. pardavimų, finansų, logistikos ir teisės skyrių. Reikia nustatyti atskirų skyrių funkcijas, ribas ir atsakomybes. Visi etapai turi būti maksimaliai standartizuojami ir taikoma bendra tvarka pagal atskiras schemas.
Kadangi visą pagrindinį darbą parduodant prekes atlieka pardavimų vadybininkai – suranda pirkėją, pateikia pasiūlymą, suderina sandorio sąlygas, todėl jie turi būti apmokyti, kokius dokumentus privalo surinkti, kad galėtų pagrįsti 0 proc. PVM taikymą. Įmonės finansininkai neatitikimus gali pastebėti tik po to, kai sandoris jau yra įvykęs. Taigi rizikos minimizavimo priemonės turi būti pradėtos naudoti dar prieš sandorio sudarymo momentą.